Bài viết này sẽ nêu các lưu ý khi nhập khẩu hàng hóa được bảo hộ nhãn hiệu tại Việt Nam, hồ sơ cần chuẩn bị, rủi ro hàng giả, hàng xâm phạm quyền SHTT và cách xử lý khi làm thủ tục hải quan.
Hàng hóa được bảo hộ nhãn hiệu là gì?
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể gặp nhiều loại hàng hóa mang nhãn hiệu đã được đăng ký bảo hộ tại Việt Nam hoặc thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nước ngoài.
Nhãn hiệu có thể được thể hiện dưới dạng tên thương mại, logo, biểu tượng, hình ảnh hoặc các dấu hiệu khác dùng để phân biệt hàng hóa, dịch vụ của các chủ thể khác nhau.
Khi nhập khẩu hàng hóa có thương hiệu, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến mã HS, thuế nhập khẩu, chính sách mặt hàng và hồ sơ hải quan, mà còn phải kiểm tra nguy cơ liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ.
Đặc biệt, nếu hàng hóa mang nhãn hiệu của bên thứ ba nhưng không có nguồn gốc hợp pháp hoặc không được chủ sở hữu cho phép lưu hành, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ bị kiểm tra, tạm dừng thủ tục hoặc xử lý vi phạm.
Vì sao cần đặc biệt lưu ý khi nhập khẩu hàng hóa được bảo hộ nhãn hiệu ?
Việc hàng hóa có thương hiệu không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bị cấm nhập khẩu. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ giữa:
- Hàng hóa chính hãng, có nguồn gốc hợp pháp.
- Hàng hóa được chủ sở hữu hoặc bên có quyền cho phép nhập khẩu.
- Hàng hóa chính hãng nhưng được mua từ một nguồn khác và nhập khẩu theo hình thức song song.
- Hàng hóa giả mạo nhãn hiệu.
- Hàng hóa sử dụng nhãn hiệu trái phép hoặc có dấu hiệu xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
Đây là điểm rất quan trọng trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào tên thương hiệu trên invoice hoặc packing list để kết luận hàng hóa được phép nhập khẩu. Cần kiểm tra thêm nguồn gốc, chứng từ mua bán, quyền sử dụng nhãn hiệu và các giấy tờ liên quan.
Kiểm tra tình trạng bảo hộ nhãn hiệu trước khi nhập khẩu
Một trong những lưu ý khi nhập khẩu hàng hóa được bảo hộ nhãn hiệu quan trọng nhất là kiểm tra tình trạng pháp lý của nhãn hiệu.
Doanh nghiệp nên xác định:
- Nhãn hiệu có được đăng ký bảo hộ tại Việt Nam hay không.
- Chủ sở hữu nhãn hiệu là cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp nào.
- Nhãn hiệu được bảo hộ cho nhóm hàng hóa, dịch vụ nào.
- Thời hạn bảo hộ còn hiệu lực hay không.
- Hàng hóa dự kiến nhập khẩu có nằm trong phạm vi được bảo hộ hay không.
- Người xuất khẩu có phải là chủ sở hữu hoặc đơn vị được ủy quyền hay không.
Việc kiểm tra trước giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi hàng đã về đến cảng nhưng phát sinh vấn đề liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ.
Website kiểm tra nhãn hiệu được bảo hộ: Tra cứu tại đây.
Kiểm tra nguồn gốc và tính hợp pháp của hàng hóa
Đối với hàng hóa mang thương hiệu, doanh nghiệp nên xây dựng bộ hồ sơ chứng minh nguồn gốc rõ ràng.
Một số chứng từ có thể cần lưu giữ gồm:
- Hợp đồng mua bán.
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Bill of Lading/Air Waybill/Truck Bill
- C/O nếu có.
- Chứng từ thanh toán.
- Tài liệu chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
- Giấy ủy quyền hoặc thư xác nhận của chủ sở hữu nhãn hiệu nếu thuộc trường hợp cần thiết.
- Hợp đồng phân phối hoặc thỏa thuận đại lý nếu doanh nghiệp là nhà phân phối được chỉ định.
Đặc biệt, đối với các thương hiệu lớn, doanh nghiệp nên lưu lại tài liệu thể hiện mối quan hệ giữa nhà xuất khẩu và chủ sở hữu nhãn hiệu khi có thể.
Có phải cứ nhập khẩu hàng có thương hiệu là phải có giấy ủy quyền?
Không phải mọi trường hợp nhập khẩu hàng hóa mang nhãn hiệu đều bắt buộc phải có giấy ủy quyền của chủ sở hữu nhãn hiệu.
Đây là vấn đề doanh nghiệp thường hiểu nhầm.
Việc hàng hóa mang nhãn hiệu đã được bảo hộ cần được xem xét trong tổng thể các quy định về sở hữu trí tuệ, hải quan và nguồn gốc hàng hóa.
Trong thực tế, giấy ủy quyền hoặc xác nhận của chủ sở hữu có thể đặc biệt hữu ích khi:
- Doanh nghiệp nhập khẩu hàng chính hãng theo hệ thống phân phối.
- Hải quan hoặc cơ quan chức năng cần làm rõ nguồn gốc hàng hóa.
- Hàng hóa thuộc thương hiệu có nguy cơ cao bị làm giả.
- Doanh nghiệp cần chứng minh mình là nhà phân phối/đại lý hợp pháp.
- Có tranh chấp hoặc khiếu nại liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ.
Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định bản chất giao dịch và nguồn gốc hàng hóa trước khi kết luận hồ sơ có cần giấy ủy quyền hay không.
Phân biệt hàng chính hãng, hàng nhập khẩu song song và hàng giả mạo
Hàng chính hãng
Là hàng hóa được sản xuất hoặc đưa ra thị trường hợp pháp bởi chủ sở hữu nhãn hiệu hoặc hệ thống được chủ sở hữu cho phép.
Hàng nhập khẩu song song
Hàng hóa có thể là hàng chính hãng nhưng được nhập khẩu từ một nguồn khác với hệ thống phân phối chính thức tại Việt Nam.
Doanh nghiệp cần đánh giá trường hợp cụ thể dựa trên quy định pháp luật về sở hữu trí tuệ và nguồn gốc hàng hóa.
Hàng giả mạo nhãn hiệu
Đây là trường hợp có mức độ rủi ro rất cao. Hàng hóa sử dụng dấu hiệu trùng hoặc tương tự với nhãn hiệu được bảo hộ nhằm làm cho người tiêu dùng hiểu nhầm về nguồn gốc hàng hóa có thể bị xem xét xử lý theo quy định pháp luật.
Doanh nghiệp tuyệt đối không nên nhập hàng chỉ dựa trên cam kết của nhà cung cấp rằng đó là “hàng chính hãng” nếu không có khả năng chứng minh nguồn gốc.
Hải quan có thể kiểm tra hàng hóa liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ
Trong quá trình làm thủ tục, hàng hóa có dấu hiệu nghi ngờ liên quan đến xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ có thể phát sinh hoạt động kiểm tra, giám sát hoặc xử lý theo quy định.
Điều này đặc biệt đáng lưu ý đối với những mặt hàng:
- Có thương hiệu nổi tiếng.
- Có giá trị cao.
- Có tỷ lệ hàng giả trên thị trường lớn.
- Bao bì, logo hoặc nhãn hiệu có dấu hiệu bất thường.
- Có thông tin khai báo không thống nhất với chứng từ.
- Có dấu hiệu nghi ngờ về nguồn gốc xuất xứ.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để có thể giải trình khi cơ quan chức năng yêu cầu.
Những rủi ro doanh nghiệp có thể gặp phải
Nếu không kiểm tra kỹ trước khi nhập khẩu hàng hóa có nhãn hiệu, doanh nghiệp có thể gặp các rủi ro như:
Thứ nhất, hàng bị kiểm tra thực tế.
Doanh nghiệp có thể phải cung cấp thêm chứng từ để chứng minh nguồn gốc và tính hợp pháp của hàng hóa.
Thứ hai, phát sinh thời gian và chi phí lưu kho, lưu bãi.
Nếu hàng hóa bị giữ để xác minh, thời gian thông quan có thể kéo dài.
Thứ ba, nguy cơ bị xử lý vi phạm.
Nếu xác định hàng hóa có hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ hoặc giả mạo nhãn hiệu, doanh nghiệp có thể phải chịu các biện pháp xử lý theo quy định.
Thứ tư, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Hàng hóa bị đình chỉ hoặc không được thông quan đúng thời hạn có thể ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, giao hàng và dòng tiền.
Hồ sơ doanh nghiệp nên chuẩn bị trước khi nhập khẩu
Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng một bộ hồ sơ cho từng thương hiệu hoặc từng nhà cung cấp.
- Hợp đồng mua bán.
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Vận đơn.
- C/O nếu có.
- Tài liệu kỹ thuật/catalogue của sản phẩm.
- Chứng từ chứng minh nguồn gốc.
- Hợp đồng phân phối hoặc đại lý nếu có.
- Giấy ủy quyền/xác nhận của chủ sở hữu nhãn hiệu nếu phù hợp.
- Các tài liệu chứng minh quyền nhập khẩu, phân phối hoặc lưu hành hàng hóa nếu thuộc trường hợp cần thiết.
Lưu ý: Không nên chuẩn bị hồ sơ chỉ sau khi hàng hóa phát sinh vấn đề. Việc kiểm tra ngay từ giai đoạn đặt hàng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn rất nhiều.
Một số lưu ý khi khai báo hải quan
Khi khai tờ khai hải quan đối với hàng hóa có thương hiệu, doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin khai báo phù hợp với chứng từ và hàng thực tế.
Đặc biệt cần kiểm tra:
- Tên hàng.
- Model.
- Part number.
- Nhà sản xuất.
- Nhãn hiệu/Brand.
- Xuất xứ.
- Số lượng.
- Đơn giá.
- Mã HS.
- Tình trạng hàng hóa.
Thông tin trên nhãn và bao bì.
Không nên khai tên hàng quá chung chung, đặc biệt đối với hàng hóa có model hoặc mã sản phẩm cụ thể.
Ví dụ, thay vì chỉ khai: “Thiết bị điện tử”
nên mô tả đầy đủ hơn theo đặc điểm thực tế: “Camera công nghiệp dùng cho hệ thống kiểm tra tự động, cảm biến CMOS…, giao diện USB…, Model…, Brand…, hàng mới 100%.”
Việc mô tả đầy đủ giúp cơ quan hải quan có cơ sở xác định bản chất hàng hóa và hạn chế tranh chấp trong quá trình thông quan.
Doanh nghiệp cần làm gì trước khi ký hợp đồng nhập khẩu?
Trước khi đặt hàng, nên thực hiện quy trình kiểm tra theo các bước:
Bước 1: Xác định chính xác thương hiệu và chủ sở hữu nhãn hiệu.
Bước 2: Kiểm tra tình trạng bảo hộ của nhãn hiệu tại Việt Nam.
Bước 3: Xác định nhà xuất khẩu có quan hệ hợp pháp với chủ sở hữu hay không.
Bước 4: Kiểm tra nguồn gốc hàng hóa và chứng từ mua bán.
Bước 5: Xác định mã HS và chính sách quản lý chuyên ngành.
Bước 6: Đánh giá nguy cơ liên quan đến sở hữu trí tuệ.
Bước 7: Chuẩn bị hồ sơ chứng minh nguồn gốc và tính hợp pháp của hàng hóa.
Bước 8: Sau khi hồ sơ đầy đủ mới tiến hành nhập khẩu và khai báo hải quan.
Kết luận
Lưu ý khi nhập khẩu hàng hóa được bảo hộ nhãn hiệu không chỉ nằm ở việc kiểm tra thương hiệu mà còn phải xem xét đồng thời nguồn gốc hàng hóa, chủ sở hữu nhãn hiệu, quyền sử dụng nhãn hiệu, chứng từ thương mại và chính sách quản lý hải quan.
Đối với hàng hóa có thương hiệu nổi tiếng hoặc có nguy cơ cao liên quan đến hàng giả, doanh nghiệp càng nên kiểm tra hồ sơ trước khi ký hợp đồng và thanh toán cho nhà cung cấp.
Một quy trình kiểm tra tốt ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ hàng bị giữ tại cửa khẩu, phát sinh chi phí lưu kho/lưu bãi, kéo dài thời gian thông quan hoặc phát sinh tranh chấp về quyền sở hữu trí tuệ.
Dịch vụ khai báo hải quan uy tín của GMLOGS. Xem tại đây